Le nuove tecnologie hanno dato una spinta importante al mondo del lavoro, facendolo evolvere in maniera importante verso un futuro sempre più a portata di click. Il lavoro in ufficio, così come la gestione dei documenti, sono stati semplificati e velocizzati grazie ad innovazioni come il fax online ed il cloud.
Negli ultimi anni, inoltre, si è fatta avanti la figura della gestione documentale digitale, che consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file. In termini tecnici si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione, lato server, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. In genere i sistemi documentali includono anche il Business Process Management System (BPMS), che consente di automatizzare o gestire i processi correlati ai dati e ai documenti (es. approvazioni a più livelli).
La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.
Con la trasformazione digitale dei processi aziendali si è dato il via alla nascita di interfacce web semplici, altamente intuitive, modulari ed integrabili. Esse consentono la gestione completa di tutti i dati aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop aziendale, al tablet fino allo smartphone. I sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e dialogano con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali sia per le aziende di medie e grandi dimensioni, sia per le piccole imprese ed i professionisti. Le aziende possono anche introdurre in modo graduale la soluzione, applicandola dapprima ad una famiglia di documenti, poi ad un processo e poi, via via, ampliarla. Possono anche prendere confidenza con questi sistemi utilizzando una versione “easy”.
La gestione digitale non solo permette di risparmiare sulla carta ma garantisce una maggiore efficienza. Non è un caso se nell’anno in corso circa il 40% degli investimenti delle aziende italiane è finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione come rilevato dall’Osservatorio Digital Innovation 2015 del Politecnico di Milano. La digitalizzazione del processo può portare risparmi concreti: ad esempio, nel ciclo dell’ordine rivedere in digitale l’intero processo potrebbe portare tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali. Quindi sembrerebbe auspicabile dematerializzare: ad esempio le imprese che hanno digitalizzato gli archivi fiscali sono ancora oggi abbastanza limitate, se confrontante con la totalità delle imprese (circa 5 milioni) presenti e attive nel nostro Paese. Questa pratica è diffusa solo nel 39% delle grandi imprese e nell’1% delle PMI attive in Italia. Già qualche anno fa uno studio dell’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione del Politecnico di Milano aveva evidenziato che digitalizzando processi e documenti si risparmierebbero 200 miliardi senza tagliare il costo del lavoro e/o il personale.
